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簽約禮儀需要注意的幾點

發布時間:2015-11-27 作者:guoxd 標簽:[禮儀]

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       簽約,即合同的簽署。它在商務交往中,被視為一項標志著有關各方的相互關系取得了更大的進展,以及為消除彼此之間的誤會或抵觸而達成了一致性見解的重大的成果。因此,它極受商界人士的重視。
        通常,合同的成立生效,需要履行一定的手續。依照我國的有關法律規定:當事人就合同條款的書面形式達成協議,并且簽字,即為合同成立。假如通過信件、電報、傳真、電傳達成了協議,一方當事人要求簽訂確認書的,則簽訂確認書時,放為合同成立。
        這種規定,實際上有雙重含義,一方面,我國只承認書面的合同。另一方面,唯有經過有關當事人正式簽字,合同才正式成立并生效。由此可見,簽字好比胎兒出世時的出生證,是正式合同的一種不能缺少的 “ 批準書 ” 。
        儀式禮儀規定,為了使有關各方重視合同、遵守合同,在簽署合同時,應舉行鄭重其事的簽字儀式。此即所謂簽約。

        我們總結在商務交往中,人們在簽署合同之前,通常會竭力作好以下幾個步驟的準備工作:
        第一,要布置好簽字廳。簽字廳有常設專用的,也有臨時以會議廳、會客廳來代替的。布置它的總原則,是要莊重、整潔、清靜。
        一間標準的簽字廳,應當室內滿鋪地毯,除了必要的簽字用桌椅外,其他一切的陳設都不需要。正規的簽字桌應當為長桌,其上最好鋪設深綠色的臺呢。
        按照開業慶典儀式禮儀的規范,簽字桌應當橫放于室內。在其后,可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時,可放置兩張座椅,供簽字人就座。簽署多邊合同時,可以僅放一張座椅,供各方簽字人簽字時輪流就座;也可以為每位簽字人都各自提供一張座椅。簽字人在就座時,一般應當面對正門。在簽字桌上,循例應事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等等簽字時所用的文具。與外商簽署涉外商務合同時還需在簽字桌上插放有關各方面的國旗。插放國旗時,在其位置與順序上,必須按照禮賓序列而行。例如,簽署雙邊性涉外商務合同時,有關各方面的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。
        第二,要安排好開業慶典簽字時的座次。在正式簽署合同時,各方代表對于禮遇均非常在意,因而商務人員對于在簽字儀式上最能體現禮遇高低的座次問題,應當認真對待。
        簽字時各方代表的座次,是由主方代為先期排定的。合乎禮遇的作法是:在簽署雙邊性合同時,應請客方簽字人在簽字桌右側就座,主方簽字人則應同時就座于簽字桌左側。雙方各自的助簽人,應分別站立于各自一方簽字人的外側,以便隨時對簽字人提供幫助。雙方其他的隨員,可以按照一定的順序在己方簽字人的正對面就座。也可以依照取位的高低,一次自左至右(客方)或是自右至左(主方)地列成一行,站立于己方簽字人的身后。當一行站不完時,可以按照以上順序并遵照 “ 前高后低 ” 的慣例,排成兩行、三行或四行。原則上,雙方隨員人數,應大體上相近。
        在簽署多邊性合同時,一般僅設一個簽字椅。各方簽字人簽字時,須依照有關各方事先同意的先后順序,依次上前簽字。他們的助簽人,應隨之一同行動。在助簽時,依 “ 右高左低 ” 的規矩,助前人應站立于簽字人的左側。與此同時,有關各方的隨員,應按照一定的序列,面對簽字桌就座或站立。
       第三,要預備好待簽的合同文本。依照商界的習慣,在正式簽署合同之前,應由舉行簽字儀式的主方負責準備待簽合同的正式文本。
        舉行簽字儀式,是一樁嚴肅而莊重的大事,因此不能將 “ 了猶未了 ” 的 “ 半成品 ” 交付其使用;或是臨近簽字時,有關各方還在為某些細節而糾纏不休。在決定正式簽署合同時,就應當擬定合同的最終文本。它應當是正式的,不再進行任何更改的標準文本。
        負責為簽字儀式提供待簽的合同文本的主方,應會同有關各方一道指定專人 , 共同負責合同的定稿、校對、印刷與裝訂。按常規,應為在合同上正式簽字的有關各方,均提供一份待簽的合同文本。必要時,還可再向各方提供一份副本。
        簽署涉外商務合同時,比照國際慣例,待簽的合同文本,應同時使用有關各方法定的官方語言,或是使用國際上通行的英文、法文。此外,亦可同時并用有關各方法定的官方語言與英文或法文。使用外文撰寫時,應反復推敲,字斟句酌,不要望文生義或不解其義而亂用詞匯。
        待簽的開業慶典合同文本,應以精美的白紙印制而成,按大八開的規格裝訂成冊,并以高檔質料,如真皮、金屬、軟木等等,作為其封面。
        第四,要規范好簽字人員的服飾。按照規定,簽字人、助簽人以及隨員,在出席簽字儀式時,應當穿著具有禮服性質的深色西裝套裝、中山裝套裝,并且配以白色襯衫與深色皮鞋。男士還必須系上單色領帶,以示正規。

        在簽字儀式上露面的禮儀人員、接待人員,可以穿自己的工作制服,或是旗袍一類的禮儀性服裝。
        簽字儀式時簽署合同的高潮,它的時間不長,但程序規范、莊重而熱烈。簽字儀式的正式程序一共分為四項,它們分別是:
        其一,是開業慶典簽字儀式正式開始。有關各方人員進入簽字廳,在既定的位次上各就各位。
        其二,是簽字人正式簽署合同文本。通常的作法,是首先簽署己方保存的合同文本,在接著簽署他方保存的合同文本。 商務禮儀規定:每個簽字人在由己方保留的合同文本上簽字時,按慣例應當名列首位。因此,每個簽字人均應首先簽署己方保存的合同文本,然后再交由他方簽字人簽字。這一作法,在禮儀上稱為 “ 輪換制 ” 。它的含義,使在位次排列上,輪流使有關各方均有機會居于首位一次,以顯示機會均等,各方平等。
        其三,是開業慶典簽字人正式交換已經有關各方正式簽署的合同文本。此時,各方簽字人應熱烈握手,互致祝賀,并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆,以志紀念。全場人員應鼓掌,表示祝賀。
        其四,是共飲香檳酒互相道賀。交換已簽的合同文本后,有關人員,尤其是簽字人當場干上一杯香檳酒,是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。
        在一般情況下,商務合同在正式簽署后,應提交有關方面進行公證,此后才正式生效。
        在這里我們想要說明的是:簽字儀式不一定非搞不可,盡管它可以制造聲勢,增添影響。但是,對于簽字本身卻是必須鄭重對待,不可草草收場的。商界人士對此必須切切注意。

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本文標題:簽約禮儀需要注意的幾點
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